Intranet-Einführung mit konzeptioneller Begleitung und gezieltem Enablement

Vom schwarzen Brett zum digitalen Zuhause

Im Rahmen eines partnerschaftlichen Projekts begleiteten wir unseren Kunden bei der erstmaligen Einführung eines modernen Intranets auf Basis der Just Social Plattform – von der strategischen Planung bis zum erfolgreichen Go-Live. Unser Schwerpunkt lag auf der konzeptionellen Begleitung und dem Enablement des internen Projektteams: In gemeinsamen Workshops haben wir für jedes Intranet-Feature den passenden Anwendungsfall herausgearbeitet und sichergestellt, dass die neue Plattform für alle Stakeholder einen echten, spürbaren Mehrwert bietet.

HERAUSFORDERUNG

Bisher existierte beim Kunden kein zentrales digitales Kommunikationsmedium. Wichtige Informationen wurden über E-Mail, Aushänge am schwarzen Brett, gedruckte Unterlagen oder mündlich weitergegeben: dezentral, schwer nachvollziehbar und abhängig von Einzelpersonen als Informationsmittler. Mit der Entscheidung für ein modernes Intranet stand das Unternehmen damit nicht nur vor einer technischen, sondern vor einer grundlegenden kommunikativen Transformation.

Die zentrale Herausforderung war es, diese Transformation so zu gestalten, dass sie für alle Beteiligten funktioniert: Das interne Projektteam musste die Einführung souverän steuern können. Die Mitarbeitenden, gewohnt an zumeist analoge Informationswege, mussten aktiv abgeholt werden, in ihrer Sprache und über Formate, die zu ihrem Alltag passen. Und für jedes einzelne Feature der Plattform musste ein klarer Bezug zur gelebten Realität des Unternehmens hergestellt werden.

LÖSUNG

Wir haben das Projektteam von Beginn an als aktiven Partner in die Implementierung eingebunden – nicht als externer Dienstleister, der Lösungen liefert, sondern als Begleiter, der gemeinsam mit dem Team die richtigen Antworten erarbeitet. Kern unserer Zusammenarbeit waren strukturierte Workshops, in denen wir die konkreten Herausforderungen je Feature systematisch herausgearbeitet und in passgenaue Konzepte übersetzt haben:

·       Feature-bezogene Bedarfsanalyse in Workshops: Für jedes Intranet-Feature – von den News-Kanälen über relevante Wikiartikel & Handbücher bis hin zu Dokumentenbereichen – haben wir gemeinsam analysiert, welche bisherigen Kommunikationswege ersetzt oder ergänzt werden sollten, welche Zielgruppen betroffen sind und wie der Übergang gelingt. So entstand für jedes Feature ein konkreter, anwendungsfallbezogener Fit.

·       Konzeptionelle Begleitung der Implementierung: Wir waren an der Implementierung aktiv beteiligt und haben sichergestellt, dass technische Konfigurationsentscheidungen – Kanäle & Inhalte, Personeninformationen, Rollen, Berechtigungen – nicht abstrakt getroffen wurden, sondern immer im Abgleich mit den realen Nutzungsszenarien des Kunden.

·       Enablement des Projektteams: Durch gezielte Wissens- und Kompetenzvermittlung haben wir das Team befähigt, die Plattform eigenverantwortlich zu steuern, zu pflegen und weiterzuentwickeln

·       Zielgruppengerechte Change-Kommunikation: Die Kommunikationsmaßnahmen entlang aller Projektphasen basierten auf erprobten Best Practices, die wir konsequent auf die Sprache, die Mediengewohnheiten und den Informationsbedarf der jeweiligen Zielgruppen angepasst haben – von der Awareness-Kommunikation vor dem Go-Live bis zur aktiven Nutzungsmotivation danach.

NUTZEN

Was früher über E-Mails, Aushänge und Zuruf funktionieren musste, hat heute ein digitales Zuhause. Der Kunde verfügt nun über eine zentrale Plattform, die Kommunikation, Wissen und Zusammenarbeit strukturiert und nachhaltig zugänglich macht. Das interne Projektteam hat nicht nur eine Plattform eingeführt, sondern die Kompetenz aufgebaut, sie eigenständig weiterzuentwickeln. Dank der workshop-basierten Featurebegleitung ist die Plattform kein generisches Tool, sondern eine Lösung, die zur Realität des Unternehmens passt.

ÜBER DAS PROJEKT

Das Projekt umfasste die erstmalige Einführung der Just Social Intranet-Plattform bei einem mittelständischen Kunden, der zuvor über keine digitale interne Kommunikationsplattform verfügte. Unser Beitrag war die konzeptionelle Mitgestaltung der Implementierung sowie das Enablement des Projektteams – durch gemeinsame Workshops, phasenbegleitende Beratung und die zielgruppengerechte Aufbereitung aller Change-Maßnahmen. Das Ergebnis ist ein Intranet, das nicht nur technisch eingeführt wurde, sondern von Anfang an wirklich genutzt wird.