Shopware B2B-Funktionen unter der Lupe

Schnellbestellung, Angebot, Organisation und Preisgestaltung

Shopware bietet umfangreiche B2B-Funktionen, die speziell auf die Anforderungen von Geschäftskunden zugeschnitten sind. Diese Funktionen sind ab dem kostenpflichtigen Evolve-Plan [[https://www.shopware.com/de/preise/]] verfügbar. Mit ihnen optimieren Unternehmen ihre Bestellprozesse, bilden Organisationsstrukturen ab und setzen individuelle Preismodelle um. Vier zentrale B2B-Features, auf die es sich genauer einzugehen lohnt, sind Schnellbestellung/Einkaufslisten, die Abbildung der eigenen Organisation, Angebote sowie Staffelpreise und kundenindividuelle Preise.

Schnellbestellung und Einkaufslisten

CSV-Import für schnelle Bestellungen

Mit der Schnellbestellung in Shopware erstellen B2B-Kunden eine Bestellung in Sekunden durch den Upload einer CSV-Datei. Die Datei besteht aus den beiden Spalten Artikelnummer („product_number“) und Menge („quantity“). Nach dem Upload werden die Artikelnummern automatisch erkannt und die entsprechenden Produkte in die Schnellbestellung geladen.

Aufbau einer Schnellbestellung als CSV-Datei
Falls eine Artikelnummer nicht gefunden wird, zeigt das System transparent an, welche Produkte nicht zugeordnet werden konnten. Zusätzlich können Nutzer nach weiteren Produkten suchen und diese direkt zur Bestellung hinzufügen. Die zusammengestellte Liste lässt sich entweder direkt zum Warenkorb hinzufügen oder als Einkaufsliste speichern.

Schnellbestellung nach dem Import: zwei Artikelnummern wurden erkannt, eine ist fehlerhaft
Einkaufslisten für wiederkehrende Bestellungen
Einkaufslisten sind nützlich für wiederkehrende Bestellungen. Unternehmen können häufig benötigtes Verbrauchsmaterial – beispielsweise für bereits vorhandene Maschinen oder Anlagen – in Listen zusammenstellen. Bei Bedarf kann der Kunde den gesamten Inhalt einer Einkaufsliste mit einem Klick in den Warenkorb übernehmen und die Bestellung direkt abschließen.
Integration mit Warenwirtschaftssystemen

Ein besonderer Vorteil dieser Funktionen liegt in der Systemintegration: Kunden können Bestelllisten direkt aus ihrer Warenwirtschaft exportieren oder in Excel erstellen und in Shopware importieren. Dies ermöglicht extrem schnelle Bestellprozesse. Für größere Unternehmen mit entsprechender technischer Infrastruktur ist auch ein direkter Punchout aus dem ERP-System in den Shop möglich – allerdings erfordert dies spezielle Erweiterungen für das jeweilige ERP-System (z.B. SAP). Technisch gesehen wird beim Punchout der Shop wie ein externer Katalog behandelt, aus dem Artikel in den Warenkorb gelegt und dann ins ERP des Kunden geladen werden, wo die eigentliche Bestellung erfolgt.

Abbildung der eigenen Organisation

Mitarbeiterverwaltung und Rollen

Shopware ermöglicht es B2B-Kunden, ihre Organisationsstruktur selbstständig im Shop abzubilden – ohne Zutun des Shopbetreibers. Mit einem Master Account können Unterkonten (Sub Accounts) für Mitarbeiter angelegt und verwaltet werden.
Bei der Anlage eines neuen Mitarbeiters werden E-Mail-Adresse, Vor- und Nachname sowie eine Rolle erfasst. Der Mitarbeiter erhält eine Einladungs-E-Mail und bleibt so lange als „inaktiv" markiert, bis er den Einladungslink aktiviert hat. So wird sichergestellt, dass niemand gegen seinen Willen im System eingetragen wird.

Rollenbasierte Berechtigungen

Shopware bietet ein differenziertes Rechtemanagement über Rollen (RBAC). Eine Standard-Einkäuferrolle könnte beispielsweise folgende Berechtigungen umfassen:•    Mitarbeiter, Rollen und Budgets einsehen (aber nicht bearbeiten, anlegen oder löschen)
•    Bestellungen von Kollegen einsehen
•    Alle Angebote einsehen
•    Adressen anlegen und verwalten

Eine Freigeber-Rolle hingegen kann mit umfassenderen Rechten ausgestattet werden, um beispielsweise Budgets und Genehmigungsregeln zu verwalten.

Organisationseinheiten und Abteilungen

Das Rechtemanagement lässt sich durch die Zuordnung von Mitarbeitern zu Organisationseinheiten (Abteilungen) weiter verfeinern. 

Konfigurationsdialog für Organisationseinheiten

Für jede Abteilung können spezifische Einstellungen vorgenommen werden:
Zahlungs- und Versandarten: Einzelne Abteilungen können auf bestimmte Zahlungsmethoden (z.B. keine Nachnahme) oder günstigere Versandarten beschränkt werden

Kategorienzugriff: Der Zugriff lässt sich auf bestimmte Produktkategorien begrenzen. Beispielsweise könnte eine Einkaufsabteilung nur Zubehör, Ersatzteile und Verbrauchsmaterialien bestellen dürfen, aber keine neuen Maschinen oder Abonnements abschließen.

Budgetverwaltung

Für jede Abteilung lassen sich Budgets definieren. Ein Budget umfasst folgende Parameter:
•    Budgethöhe (z.B. 50.000 €)
•    Gültigkeitszeitraum (von/bis)
•    Automatische Erneuerung (z.B. jährlich)
•    Verhalten bei Budgetüberschreitung (z.B. Freigabepflicht)
•    Benachrichtigungen bei Budgetauslastung (z.B. bei 90% oder 95%)

Erstellung eines Budgets in Shopware

Ein typisches Szenario: Die Einkaufsabteilung erhält ein Jahresbudget von 50.000 €. Solange das Budget nicht ausgeschöpft ist, können Mitarbeiter frei bestellen. Sobald das Budget überschritten wird, müssen Bestellungen durch einen Freigeber genehmigt werden. Gleichzeitig wird die Buchhaltung benachrichtigt, sobald 90% des Budgets erreicht sind.

Genehmigungsregeln

Ergänzend zu den Budgets lassen sich auch pauschale Genehmigungsregeln erstellen auf Basis von Kriterien wie Größe des Warenkorbs (z.B. > 5.000 €) oder für bestimmte Versandarten (z.B. Expresslieferungen). Eine Genehmigungsregel benötigt immer zwei Benutzerrollen: eine Rolle benötigt die Genehmigung, sofern die Bestellung bestimmt Kriterien erfüllt, und eine andere Benutzerrolle, die genehmigen kann.

Staffelpreise und kundenindividuelle Preise

Bedeutung im B2B-Bereich

Staffelpreise und kundenindividuelle Preise sind zentrale Instrumente zur Kundenbindung im B2B-Geschäft. Sie ermöglichen es, Kunden bei größeren Bestellmengen günstigere Konditionen anzubieten und gleichzeitig über Rahmenverträge besondere Preise für einzelne Produkte oder Produktkategorien zu vereinbaren.
Staffelpreise

In ihrer einfachsten Form basieren Staffelpreise alleine auf dem Volumen und gewähren Kunden beim Kauf größerer Mengen bessere Konditionen. Eine Staffel könnte z.B. so aussehen:
•    Bis 9 Stück: 273 € pro Stück
•    10–50 Stück: 261 € pro Stück
•    Ab 50 Stück: 252 € pro Stück

Individuelle Preise

In Shopware können Einzelpreise sowie Staffelpreise auch individualisiert werden, so dass sie nur für eine Kundengruppe oder einen einzelnen Kunden gelten. Bei diesen individuellen Preisstaffeln kann sich neben dem Preis auch die Schwelle unterscheiden, ab der der vergünstigte Preis greift.
Technische Umsetzung im Backend

Für Staffelpreise definiert der Shop-Administrator im Backend eine Preisregel am Produkt im Reiter „Erweiterte Preise". Für jede Preisregel lassen sich folgende Parameter festlegen:
•    Name der Regel
•    Priorität
•    Bedingung (z.B. Kundengruppe „Firmenkunden" oder Kundennummer „xy“)
•    Staffelpreise nach Mengen

Staffelpreis für eine Kundengruppe

Für kundenindividuelle Preise werden zusätzliche Bedingungen benötigt. Eine elegante Lösung ist die Verwendung von Tags: Alle Kunden der Firma „ABC GmbH“ erhalten beispielsweise den Tag „ABC". Auf Produktebene wird dann eine Preisregel erstellt, die für alle Benutzer mit diesem Tag gilt.

Integration mit ERP-Systemen

Für große Sortimente und viele Kunden wird die manuelle Pflege von Preisregeln schnell aufwendig – schließlich benötigt potenziell jedes Produkt für jeden Kunden eine eigene Regel. In der Praxis werden diese Preisregeln daher häufig aus dem ERP-System übernommen und über die Shopware REST-API automatisiert eingespielt.

Shopware bietet spezielle API-Endpunkte für angepasste Preise. Über einen http-POST-Request lassen sich folgende Informationen übertragen:
•    Kunden-ID
•    Produkt-ID
•    Preis
•    Mengenstaffeln (untere und obere Grenze)

Diese Automatisierung ermöglicht es, auch komplexe Preisstrukturen mit tausenden Produkten und hunderten Kunden effizient zu verwalten.

Angebotserstellung

Bedeutung im B2B-Bereich

Die Möglichkeit, individuelle Angebote anzufragen und zu verhandeln, ist im B2B-Geschäft oft entscheidend für erfolgreiche Verkaufsabschlüsse. Shopware bietet mit der Angebotsfunktion ein Feature, das genau diesen Prozess digital abbildet. Kunden können direkt aus dem Warenkorb heraus ein Angebot anfordern, und der Shopbetreiber kann flexibel mit Rabatten und Konditionen reagieren. 

Angebote anfragen

Um ein Angebot anzufragen, legt der Kunde zunächst die gewünschten Produkte in den Warenkorb. In unserem Beispiel wählt ein Firmenkunde zwei Varianten einer Industriepumpe.

Anstatt direkt zur Bestellung überzugehen, steht B2B-Kunden im Warenkorb die Option „Angebot anfragen" zur Verfügung. Der Kunde kann zudem eine kurze Nachricht hinterlassen. Nach dem Absenden der Anfrage erscheint das Angebot unter dem Menüpunkt „Angebote" mit dem Status „nicht beantwortet". 

Angebote aus Händlersicht bearbeiten

Im Shopware-Backend befinden sich die Angebote im gleichen Menü wie die Bestellungen. Der Shopbetreiber sieht auf einen Blick alle offenen Angebote mit Kundenname und Zeitstempel.

Beim Öffnen eines Angebots kann der Händler:
•    Den Warenkorb des Kunden prüfen (Produkte, Mengen, Gesamtwert)
•    Einen prozentualen oder absoluten Rabatt gewähren (z.B. 10%)
•    Eine Gültigkeitsdauer festlegen (z.B. eine Woche)
•    Optional ein Dokument anhängen (z.B. detaillierte Angebots-PDF)
•    Eine persönliche Nachricht an den Kunden formulieren

In unserem Beispiel gewährt der Händler 10% Rabatt. Nach dem Absenden wird das Angebot automatisch gespeichert und der Status wechselt auf „beantwortet".

Angebote annehmen oder verhandeln

Beim Kunden aktualisiert sich daraufhin ebenfalls der Status des Angebots. Der Kunde sieht beim Öffnen des Angebots folgende Informationen:

• Gewährter Rabatt (absoluter Betrag und Prozentsatz)
• Nachrichtenverlauf mit dem Händler
• Gültigkeitsdauer

Der Kunde hat nun drei Optionen:

1. Bestellung aufgeben – Angebot akzeptieren und direkt bestellen
2. Änderung anfordern – Weiteren Rabatt oder andere Konditionen aushandeln
3. Angebot ablehnen – Anfrage verwerfen

Die B2B-Funktionen von Shopware bieten Unternehmen out of the box umfassende Möglichkeiten zur Digitalisierung und Optimierung ihrer Vertriebsprozesse. Schnellbestellungen und Einkaufslisten beschleunigen wiederkehrende Bestellungen erheblich. Die Abbildung von Organisationsstrukturen mit Rollen, Abteilungen und Budgets ermöglicht dem Kunden eine präzise Steuerung von Berechtigungen und Ausgaben. Staffelpreise und kundenindividuelle Preismodelle schaffen Anreize für größere Bestellmengen und stärken die Kundenbindung durch individuelle Konditionen.

Besonders die nahtlose Integration mit bestehenden ERP- und Warenwirtschaftssystemen macht Shopware zu einer leistungsfähigen Plattform für den B2B-E-Commerce. 

Für die Umsetzung solcher B2B-Szenarien ist asioso der ideale Partner, weil wir Shopware-Projekte ganzheitlich denken – von der PIM- und ERP-Integration über komplexe Preislogiken bis hin zu passgenauen Rollen- und Freigabekonzepten. Dank unserer Erfahrung aus zahlreichen B2B-Shop-Projekten wissen wir, welche Funktionen in der Praxis wirklich genutzt werden, und setzen diese so um, dass sie zu Ihren Prozessen und Kunden passen – nicht umgekehrt.