Ein Label, tausend Vorschriften

Wie zentrale Daten die Deklarationspflicht vereinfachen

Die Lebensmittelbranche unterliegt strengen gesetzlichen Vorgaben für Produktkennzeichnungen. Nährwertangaben, Allergene, Herkunft, all diese Informationen müssen korrekt deklariert werden. Die EU-Lebensmittelinformationsverordnung (LMIV) schreibt vor, dass auf dem Etikett u. a. Bezeichnung des Lebensmittels, Zutatenverzeichnis, Allergenhinweise, Nettofüllmenge, Mindesthaltbarkeits- bzw. Verbrauchsdatum, Herstelleranschrift, ggf. Ursprungsland und Nährwertdeklaration angegeben sein müssen Diese Fülle an Pflichtangaben sorgt für enormen Pflegeaufwand. Unternehmen, die Produktdaten an mehreren Stellen manuell vorhalten, etwa in Excel-Listen, separaten Etikettenlayouts und Shop-Systemen, riskieren inkonsistente Informationen. Fehler oder Lücken bei den Angaben gelten als Compliance-Verstoß und können teuer werden. So drohen Abmahnungen oder Bußgelder wegen fehlerhafter Produktinformationen, im Ernstfall sogar Produktrückrufe oder Vertriebsverbote, die dem Markenimage erheblich schaden.

Verteilte Daten erhöhen das Fehlerrisiko

Kaum eine Branche ist so reguliert wie die Lebensmittelindustrie. Das bedeutet auch, die Produktdaten sind komplex und umfangreich. Häufig sind sie in verschiedenen Abteilungen und Systemen verteilt. Zutatenlisten liegen vielleicht in einer Datenbank der Qualitätssicherung, Nährwerttabellen in Marketing-Dokumenten und Allergene in PDF-Spezifikationen der Zulieferer. Diese fragmentierten Datenquellen erschweren eine konsistente Pflege und Aktualisierung, veraltete oder widersprüchliche Informationen sind vorprogrammiert.. Ein Praxisbeispiel zeigt die Konsequenzen. Ein Hersteller lagerte alle kennzeichnungsrelevanten Dokumente zunächst in einer lokalen Ordnerstruktur, das Resultat war Chaos in der Organisation und eine hohe Fehlerwahrscheinlichkeit. Schon eine kleine Änderung, etwa eine neue Zutat oder geänderte Rezeptur, kann dann leicht übersehen werden. Wird etwa der Sesamgehalt eines Produkts erhöht, muss dieser Allergenhinweis auf jedem Etikett und in jedem Onlineshop-Eintrag aktualisiert werden. Geschieht das nicht an allen Stellen, sind die rechtlichen Vorgaben bereits verletzt und Verbraucher potenziell gefährdet. Besonders im Online-Handel gelten hier strenge Regeln: Sämtliche Pflichtangaben (bis auf das Mindesthaltbarkeitsdatum) müssen dem Kunden vor Abschluss des Kaufs verfügbar sein, sonst drohen flächendeckende Abmahnungen.
Die zentrale Frage lautet also, wie lassen sich all diese dezentral gepflegten Produktinformationen so bündeln, dass sie immer korrekt und aktuell sind und zwar über alle Ausgabekanäle hinweg?

Zentrale Datenpflege mit einem PIM-System

Die Antwort liegt in der Einführung eines Product Information Management (PIM)-Systems. Ein modernes PIM wie z. B. Pimcore fungiert als Single Source of Truth, eine einzige verlässliche Datenquelle für alle Produktinformationen. Alle relevanten Angaben (von Zutaten über Nährwerte bis zu Zertifikaten) werden in einer zentralen Plattform gepflegt. Dies schafft Transparenz und Einheitlichkeit. Ein professionelles PIM-System definiert eine zentrale „Wahrheitsquelle“ für alle Produktdaten und stellt sicher, dass Pflichtangaben vollständig, konsistent und aktuell sind. Durch feste Validierungsregeln und Pflichtfelder kann kein Produkt ohne die erforderlichen Angaben freigegeben werden. Datenlücken oder Widersprüche gehören der Vergangenheit an.
Ebenso wichtig, eine solche PIM-Lösung ermöglicht integrierte Workflows. Bevor beispielsweise ein neues Produkt veröffentlicht wird, können Qualitätsmanagement und Rechtsabteilung die eingegebenen Daten im PIM überprüfen und freigeben. Dieser Prozess stellt sicher, dass keine fehlerhaften Kennzeichnungen nach außen gelangen, jede Änderung ist dokumentiert und nachvollziehbar, was im Falle einer Prüfung oder eines Audits entscheidend ist.

Kernvorteile einer zentralen PIM-Lösung auf einen Blick:

Einmalige Dateneingabe: Produktinformationen, insbesondere gesetzliche Pflichtangaben, werden nur einmal zentral erfasst und müssen nicht mehrfach in verschiedenen Systemen eingegeben werden. Das reduziert manuellen Aufwand und vermeidet Widersprüche.

Datenkonsistenz über alle Kanäle: Eine Plattform wie Pimcore sorgt dafür, dass einheitliche und korrekte Informationen in allen Ausgabeformaten erscheinen, ob auf dem gedruckten Etikett, der Website, in Händlerdatenblättern oder in einer App. Änderungen müssen nicht mehr an zig Stellen nachgezogen werden, sondern erfolgen an einer Stelle für alle.

Automatisierte Validierung: PIM-Systeme können definieren, welche Felder zwingend auszufüllen sind (z. B. Allergene, Nährwerte) und mit welchen Formaten. Fehler (etwa fehlende Allergenkennzeichnungen) werden so proaktiv verhindert, noch bevor das Produkt online geht oder in den Druck kommt.

Historie und Nachverfolgbarkeit: Alle Änderungen an Produktdaten werden versioniert. Im Falle von Rückfragen lässt sich lückenlos nachvollziehen, wann welche Deklaration geändert wurde und von wem – wichtig für Compliance und interne Audits.

Automatisierte Ausleitung auf Etikett, Webshop & Co.

Der vielleicht größte Vorteil eines PIM-Systems, Automatisierung. Ist die zentrale Datenbasis einmal aufgebaut, können Unternehmen die Ausleitung der Daten in alle Kanäle weitgehend automatisieren. Änderungen an Produktstammdaten müssen nur einmal im PIM angepasst werden und werden von dort automatisch an alle angebundenen Kanäle propagiert sei es der eigene Webshop, Marktplätze der Handelspartner oder das Layout-Tool für Verpackungsetiketten. Eine aktuelle Produktänderung (z. B. neue Rezeptur, geänderte Nährwertangaben) ist somit sofort und überall wirksam, ohne manuelle Mehrfacheingaben.

Das Resultat ist Konsistenz und Schnelligkeit:

Über eine zentrale PIM-Plattform lassen sich Produktdaten synchronisiert und konsistent auf allen Vertriebskanälen ausspielen Beispielsweise sind die Informationen, die auf dem Etikett im Regal stehen, identisch mit denen in der Online-Produktbeschreibung weil beide aus der selben Datenquelle gespeist werden. In der Praxis wird dies etwa über Schnittstellen oder Exportfunktionen erreicht: Das PIM liefert die geprüften Daten direkt an den Onlineshop und an die Layout-Software für die Verpackung.
Beispiel: Ein Hersteller nutzte Pimcore, um seine Produktinformationen zentral zu bündeln. Dank definierter Templates konnten daraus automatisch Etiketten generiert und parallel die E-Commerce-Produktseiten aktualisiert werden – alle aus derselben Quelle. Die Automatisierung entlastete interne Teams und stellte sicher, dass die Daten für den Druck (Etiketten), den Webshop und sogar mobile Apps stets synchron und einsatzbereit vorlagen 

Solche Automatisierungen reduzieren nicht nur den Aufwand, sondern minimieren auch das Risiko von Fehlern drastisch. Manuelle Tippfehler oder vergessene Updates in einzelnen Kanälen werden durch das System ausgeschlossen. Zudem beschleunigt sich die Markteinführung neuer Produkte. Sind alle Pflichtangaben im PIM hinterlegt und geprüft, kann ein neues Produkt in Rekordzeit auf allen Plattformen veröffentlicht werden, ohne dass separat Etiketten gestaltet und Web-Texte gepflegt werden müssen. Dies ist gerade bei saisonalen Produkten oder kurzfristigen Rezepturanpassungen ein Wettbewerbsvorteil.
Nicht zuletzt erleichtert ein zentrales System auch die Mehrsprachigkeit und länderspezifische Anpassung. Wer Lebensmittel in mehreren Ländern vertreibt, muss unterschiedliche Sprachversionen und teils unterschiedliche rechtliche Vorgaben (z. B. andere Nährwertformate, lokale Einheitensysteme) berücksichtigen. Ein PIM kann diese Varianten strukturiert verwalten, so wird etwa sichergestellt, dass für den französischen Markt alle Angaben auf Französisch vorliegen und ggf. französische Richtlinien (wie „Nutri-Score“-Labeling) integriert werden. Ohne eine zentrale Plattform ist das extrem fehleranfällig, mit PIM dagegen lassen sich landesspezifische Etiketten und Online-Datenblätter aus einer gemeinsamen Datenbasis generieren Dadurch bleibt das Unternehmen flexibel und konform, selbst wenn sich Vorschriften ändern oder neue Märkte hinzukommen.

Compliance gesichert durch zentrale Produktdaten

Die Einhaltung der Deklarationspflicht in der Lebensmittelindustrie muss kein Albtraum sein. Mit einem leistungsfähigen PIM-System wie Pimcore können Hersteller und Händler ihre Pflichtangaben einmalig pflegen und überall korrekt ausspielen – von der Verpackung bis zum Webshop. Das reduziert Fehlerquellen, spart Zeit und sichert die Compliance Ihrer Produktinformationen. Statt „ein Label, tausend Vorschriften“ zu fürchten, schafft eine zentrale Datenplattform Ordnung und Vertrauen. Sowohl Behörden als auch Verbraucher können sich darauf verlassen, dass die Angaben stimmen.

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